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因公出访
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河北工业大学教职工因公出国(境)办理流程

河北工业大学教职工因公出国(境)办理流程

步骤

内容

注意事项

一、递交出国(境)申请

1递交《河北工业大学教职工因公出国(境)申请表》(附件1)并由单位领导签署意见和名字,并盖单位公章,副处级以上领导须预先征求分管校领导意见 

2提交以下材料 :

(1)外文邀请信原件、复印件及中文翻译件(纸质及电子版)
(2)在外详细日程安排电子版
3)申请人身份证复印件 2 份;

(4) 二级党委(党总支、直属党支部)出具政审材料
5)参加其他单位、其他地区组团人员须提供组团单位所属上级外事主管部门出具的《关于双跨团组征求意见函》原件、《任务通知书》原件、《任务批件》(可为复印件)、在外详细日程安排及费用情况说明

3携带上述材料到国际合作与交流处办理审批等手续。并将相关材料电子版发送至maxinxing@hebut.edu.cn

1、为保证申请人顺利办理出国手续,请提前60天提出申请(出访美国可能需要更长的时间) 

2、二代身份证需复印两面,复印到一张A4纸上
3、校级交流团组在外停留时间一个国家不超过5天(含往返路程),两个国家不超过8天(含往返路程),一次出访不能超过2个国家;学术交流团组按照实际任务安排出访时间;
4、原则上副厅级以上干部不得单独出访;
5、出访活动应按出国任务批件规定的日程执行,不得擅自绕道访问、增加停留地点和延长在国外的停留时间
6、出访活动应严格按照外汇审批项目和规定限额使用外汇,不得擅自改变经费负担方式。由学校出资的出访项目,因未按审批的项目和限额使用外汇导致的超支费用由个人承担
7、根据上级主管单位要求,所有需河北工业大学列支经费的出国团组,都必须按照因公出国(境)手续办理

 

 

二、办理政审

1、在递交出国(境)申请的同时,同时将《因公临时出国(境)人员备案表》或《因公临时赴港澳人员备案表》递交到组织部,并将电子版发送至国际处,由组织部出具政审材料

办理政审需1-3个工作日。

三、出访公示

提供包含以下材料的电子文件:

姓名、单位、职务,出访国家任务,日程安排,往返航线,邀请函,邀请单位情况介绍,经费来源和预算。

在办公网进行公示,公示期不少于五个工作日。

四、报送河北省政府外事办公室

申请材料国际合作与交流主管外事校领导审查签署意见后,由学校出具校政字文件,报送河北省政府外事办公室省外根据报送材料出具《河北省人民政府出国、赴港澳任务批件(厅级干部需先征得省政府的同意)校政字文件材料包括:

1、所在单位或地市教育行政部门出具的正式请示文件,内容应包括:邀请单位、出访国家、出访详细内容出访人员组成、出访时间及期限、出访费用、及公示结果

2、国外邀请函(外文复印件及中文翻译件)或组团单位出具的出国任务批件和出国任务通知书

3、出访日程安排(包括日期、每天的日程安排);

4、出访费用证明(加盖校财务处公章);

5、身份证复印件

1、为保证申请人顺利办理出国手续,提前一至两个月将材料递交到省外办(出访美国可能需要更长的时间)。厅级干部需提前两个半月递交材料;

2、报省外办的校政字文件材料内容需由申请者本人提供;

3、报省外办出具河北省人民政府出国、赴港澳任务批件需3-5个工作日;

4、出访港澳同出国手续一致

 

五、办理因公护照及签证

经省外办批准后办理以下手续:

1、办理因公护照材料包括:

(1)河北省人民政府出国、赴港澳任务批件

(2)《因公出国(境)人员备案表》或《因公临时赴港澳人员备案表》;

(3)护照申请卡;

(4)护照照片;

(5)身份证原件(如已有因公护照,带身份证复印件即可);2

(6)申请出国签证事项表(正反面)2张。带以上材料到河北省护证室办理或提取因公护照。

2、办理签证材料包括:

(1)河北省人民政府出国、赴港澳任务批件

(2)家庭情况登记表;

(3)按《因公出国人员申办外国签证手册》为准提交所需材料。

签证手续由河北省外事服务中心负责递交到外交部和各国使领馆办理。

护照照片电子版需提前发送至

hebeiphoto@163.com

河北省外事服务中心网址:

http://www.hbfsc.com.cn/

办理护照需3个工作日;

办理签证由所申请国家驻华使馆决定。

七、办理换汇手续

按照《因公临时出国经费管理办法(财行[2013]516号)附表3:《各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表》,填写附表2:《因公出国团组经费申请表》和附表4:《因公出国团组用汇申请表》,到我校国际合作与交流处和财务处办理外汇预算手续。并根据据算标准,到中行办理换汇手续,兑换出外汇现钞

按照学校要求,经核销的出国票据,需国际处处长签字后,方可到财务处办理报销手续。

八、递交出国(境)总结、回国公示及办理外汇核销手续

出访返回后3日内将因公护照和出访总结及回国公示材料交到国际合作与交流处出访总结要求1000 字以上,附5张以上公务照片(带日期戳),格式不限,出访总结及回国公示电子版发送maxinxing@hebut.edu.cn

核销:填写附表5:因公出国团组用汇核销表,并持有效票据到财务处办理报销手续。

未按时上交以上文件的,学校将停办其下次出访的审批手续。

 

 

 

按照学校要求,经核销的出国票据,需国际处处长签字后,方可到财务处办理报销手续。

注:此手续也同时试用于因公赴港澳人员。

 

人:马老师
办公电话:022-60438116
   址:北辰校区行政楼B区309
收件时间:工作日正常上班时间

 

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